Privacyverklaring

1.     Algemeen

Tennisclub Borgerweert VZW hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennisclub Borgerweert VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

 

Als Tennisclub Borgerweert VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tennisclub Borgerweert VZW

Zetel:  Dwarslaan 7, 2050 Antwerpen

Emailadres: info@borgerweert.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2.     Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Tennisclub Borgerweert VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen, alsook via Tennis Vlaanderen over het Vlaamse tennis- en padelaanbod op uw maat (gerechtvaardigd belang)
  • Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW (uitvoeren van overeenkomst)
  • Het registreren van uw competitieresultaten via Tennis Vlaanderen registreren zodat zij uw speelsterkte (klassement en/of ranking) kunnen berekenen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    • Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
    • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (uitvoering overeenkomst)
  • Het deelnemen aan competities en tornooien
    • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
    • Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)
  • Het detecteren en opvolgen van talenten
  • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
  • Het opstellen van een marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
    • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

3.     Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

  • Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, URL
  • Rijksregisternummer
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
  • Sportieve gegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers
  • Sportongevallen (wettelijke verplichting);
  • Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).
  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten federaties.

Tennisclub Borgerweert VZW houdt zich eveneens het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4.     Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens voor leden- en competitieadministratie (Tennis Vlaanderen en KAVVV)
  • het opslaan en verwerken van gegevens voor tennislessen & -stages (Tennisschool Tension)
  • het registreren van terreinreservaties (uitbater cafetaria AnFa BVBA)
  • het aangeven van sportongevallen aan de verzekeringsmaatschappij (verzekeraar Ethias)
  • het verzorgen van de internet omgeving (one.com)
  • het uitsturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Tennis Vlaanderen);

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5.      Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
  • De sportfederaties, zijnde Tennis Vlaanderen en KAVVV

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (competitieresultaten, klassement, rankings en eventuele tuchtsancties) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (weliswaar zonder contactgegevens en tuchtsancties).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte

6.     Bewaartermijn

Tennisclub Borgerweert VZW  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Tennisclub Borgerweert VZW  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het laatste lidmaatschap of inschrijving. Let wel: de gegevens die gedeeld werden met Tennis Vlaanderen worden via het systeem dat door Tennis Vlaanderen ter beschikking worden gesteld bijgehouden voor het realliseren van het doel van Tennis Vlaanderen.

7.     Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Tennisclub Borgerweert VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8.     Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

9.     Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Commission@privacycommission.be

10.            Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Tennisclub Borgerweert VZW  kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 22 mei 2018.

 
Tennisclub Borgerweert VZW, Dwarslaan 7, 2050 Antwerpen